Handwerk ist nicht die einzige Arbeit, die Platz braucht. Auch die Schreibtischarbeit produziert über die Jahre einiges, das aufbewahrt werden muss, aber im Alltag eigentlich nur im Weg steht: Rechnungen, Verträge, Personalakten, Geschäftsunterlagen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren sind da keine Seltenheit – und wer sein Büro nicht komplett in ein Archiv verwandeln will, sucht früher oder später nach einer besseren Lösung.
Das Problem dabei: Ganz einfach entsorgen kann man diese Unterlagen nicht, und irgendwo im letzten Winkel des Büros gestapelt sind sie weder ordentlich noch schnell auffindbar, falls doch mal jemand Einsicht braucht.
Bei LUBU LAGER lagerst du deine Akten und Dokumente günstig, sicher und trotzdem erreichbar – über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg.
Dokumente und Akten richtig einlagern
Warum Aktenlagerung ein eigenes Thema ist
Anders als Werkzeug oder Saisonware haben Geschäftsunterlagen ihre eigenen Anforderungen. Es geht nicht nur um Platz, sondern auch um:
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Je nach Dokumentenart müssen Unterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden, manche sogar länger
- Nachvollziehbarkeit: Im Fall einer Betriebsprüfung oder Anfrage müssen bestimmte Dokumente schnell auffindbar sein
- Vertraulichkeit: Personalakten, Verträge und Finanzunterlagen enthalten sensible Informationen und sollten entsprechend geschützt gelagert werden
- Langer Zeitraum, seltener Zugriff: Anders als beim täglich genutzten Werkzeuglager wird hier meist selten, aber über einen sehr langen Zeitraum eingelagert
Diese Kombination aus langer Mietdauer und seltenem, aber wichtigem Zugriff macht eine Lagerbox zur idealen Lösung – deutlich günstiger als zusätzliche Büroflächen, aber trotzdem verlässlich erreichbar.
Welche Dokumente typischerweise eingelagert werden
- Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen
- Verträge und Geschäftskorrespondenz
- Personalakten ausgeschiedener Mitarbeitender
- Steuerunterlagen und Jahresabschlüsse
- Projektunterlagen abgeschlossener Aufträge
So gelingt die Aktenlagerung in der Praxis
- Nach Aufbewahrungsfrist sortieren: Kennzeichne Kartons mit dem Jahr, ab dem sie vernichtet werden dürfen – so weißt du auf einen Blick, was du irgendwann aussortieren kannst
- Einheitliche Aktenkartons verwenden: Standardisierte Kartons lassen sich stapeln und beschriften, ohne dass die Box unübersichtlich wird
- Regale statt Kartonstapel: Mit einer Regalaufstellung bleibt jede Akte einzeln zugänglich, statt dass du dich bei Bedarf durch mehrere Kartons wühlen musst
- Register führen: Eine einfache Liste, welcher Karton welchen Zeitraum oder welche Abteilung abdeckt, spart im Ernstfall viel Suchzeit
- Zugriffsrechte klären: Wer aus deinem Team Zugang zur Box braucht, sollte das von Anfang an eindeutig geregelt sein
Was LUBU LAGER dir zusätzlich anbietet
Damit die Aktenlagerung nicht an der Ausstattung scheitert, unterstützen wir dich direkt vor Ort:
- Passende Regale für deine Lagerbox, damit deine Unterlagen von Anfang an ordentlich und zugänglich einsortiert sind
- Geeignete Aktenkartons, direkt bei uns erhältlich – kein zusätzlicher Beschaffungsaufwand für dich
- Günstige Langzeittarife, ideal für Dokumente, die über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen
- Flexible Zugänglichkeit, damit du auch nach Jahren noch problemlos an einzelne Unterlagen kommst
- Sichere, videoüberwachte und alarmgesicherte Räume, passend für vertrauliche Geschäftsunterlagen
- Boxgrößen, die mit deinem Archiv mitwachsen, falls über die Jahre mehr Fläche gebraucht wird
So wird aus dem Aktenberg im Büro ein ordentliches, sicheres Archiv – und du gewinnst wertvollen Platz für die eigentliche Arbeit zurück.
Du willst deine Geschäftsunterlagen platzsparend und rechtssicher einlagern? Jetzt Box buchen oder ruf uns einfach an: 07141 / 7027543 – wir beraten dich gerne persönlich, inklusive Regale und Aktenkartons.